Conseil

Afin de déterminer le service ou le produit le plus adapté à votre configuration et à vos besoins, Vetic préconise l’élaboration d’un cahier des charges fonctionnel.

Il permettra d’élaborer un chablon de votre projet et mettre en valeur les paramètres tels que les objectifs, la définition des budgets, le choix d’une ligne stratégique qu’elle soit graphique, technologique ou encore académique.

Une prédéfinition peut être apportée par vos soins afin de nous permettre de dégager les éléments à définir ensemble. Vetic peut vous fournir les consultants qui vous soutiendront dans la concrétisation de vos perspectives.

Analyse documentaire

Le consultant doit comprendre votre métier et l'activité de votre société par l'analyse des documents que vous lui fournissez et/ou qu'il peut collecter : votre marché, votre activité, vos produits, votre organisation (historique, organigramme)

Analyse de l'existant

La seconde étape consiste à analyser votre méthode de travail, l'organisation actuelle : type de management, outils à la disposition des collaborateurs (crm existant, reporting Excel, outil de gescom, méthodes et moyens d'accès à ses outils), gestion des objectifs commerciaux quantitatifs, qualitatifs, fréquence des analyses.

Cette étape permet d'identifier les points forts mais aussi les éventuels défauts ou carences de l'existant afin de mieux modéliser les futurs besoins.

Interviews

La troisième phase nécessite une forte implication de la part de vos équipes. C'est l'étape fondamentale des entretiens. Elle permettra au consultant d'identifier précisément les besoins et évolutions à mettre en place dans votre société.

Nous rencontrons les collaborateurs clés de votre société, concernés par l'organisation à mettre en place ou à faire évoluer. Un entretien dure en moyenne 1 à 2 heures. Il suppose l'interruption totale du travail de votre collaboratrice ou collaborateur pendant ce laps de temps.

L'entretien se déroule sous forme ouverte ou semi-directive. Il permet de recueillir des informations sur le contexte dans lequel travaille votre collaboratrice ou collaborateur : actions quotidiennes, motivations, satisfactions, difficultés rencontrées et solutions préconisées.

Observation terrain

La quatrième étape est une période d'observation. Elle permet de valider les informations recueillies pendant la phase d'entretien. Le consultant Vetic se déplace dans le bureau du collaborateur ou l'accompagne lors d'une tournée. Chaque phase d'observation dure entre 1 heure et 1 journée.

Le consultant observe et écoute votre collaborateur travailler : emails, appels téléphoniques, rédaction de devis, compte-rendu de travail, relations avec ses collaborateurs (managers, collaborateurs des autres services, adjoints...). Le consultant est amené à poser des questions au collaborateur afin qu'il formalise et verbalise ses actions.

Rédaction

Lors de cette phase, le consultant s'attache à respecter quelques points essentiels :

• Définir les principales orientations.
• Décrire les besoins essentiels de manière fonctionnelle (le quoi) et non pas le comment qui sera exposé dans les spécifications détaillées.
• S'assurer que chaque besoin exprimé apporte une réelle plus-value à votre société.
• Favoriser la concision, la simplicité et la lisibilité.